Introducción: La presente Política de Privacidad (en adelante “Política”) se aplica a la utilización del sitio web publicado en la URL: https://notificator.com.co provista por LARS S.A.S., (en adelante “La Compañía”, “El Responsable” o “Notificator”) y/o de cualquiera de sus entidades vinculadas o afiliadas. Por lo tanto, en el presente documento se dará a conocer a todos nuestros trabajadores, clientes, proveedores y en general a todos los agentes que interfieran en el desarrollo de la plataforma Notificator, las Políticas de Tratamiento de datos, garantizando el derecho que estas tienen de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y que repose en las bases de Datos o archivos del Responsable.

En general, toda la información suministrada por los Titulares, o que de otra forma la Compañía recolecte en el marco del giro ordinario de sus negocios, será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos. 

Definiciones: Para la interpretación de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Autorización: Es el conocimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento, fácilmente accesible y actualizada con la autorización previa del titular. 
3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable que permite su identificación tales como nombre, cédula de ciudadanía, correo electrónico, teléfono, dirección, su imagen y datos biométricos.
4. Datos Sensibles: Todos aquellos Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
5. Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
6. Ley aplicable:la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia. 
7. Política de Tratamiento de Datos Personales o Política:Se refiere al presente documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
8. Responsable:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. 
9. Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los Datos Personales.
10. Titular:Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por el Responsable, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre Datos Personales a la Compañía.
11. Transmisión:Se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.
12. Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Principios: Para dar correcto cumplimiento a la normativa aplicable en materia de Tratamiento de Datos Personales en cuanto al manejo, uso, tratamiento, transferencia, almacenamiento e intercambio de datos, Notificator aplicará los siguientes principios:

1. Principio de legalidad:El Tratamiento de Datos Personales estará sujeta a las disposiciones legales aplicables vigentes (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
2. Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y un propósito específico, la cual debe ser informada al Titular de manera previa, clara y suficiente.
3. Principio de libertad:La recolección de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 
4. Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso. 
6. Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento sólo podrá hacerse por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable. El Titular con su autorización, facultará a Notificator a la transmisión y transferencia de datos personales para la finalidad que en la presente Política se expone.
7. Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por Notificator en calidad de Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, salvo las excepciones legales.
9. Principio de responsabilidad demostrada:Al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, Notificator implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley aplicable en dicha materia.

Información del Responsable Del Tratamiento

• Razón Social: LARS S.A.S.
• : 900.939.577 – 3
• Dirección electrónica: https://notificator.com.co
• Dirección física: Av Calle 26 No. 92 – 32 Edificio G2 – G3
• Correo Electrónico: hola@notificator.com.co

Cumplimiento Política de Terceros: El Responsable deja claro que, para el uso de servicios y/o productos de terceros, específicamente los relacionados con Google Inc., la plataforma Notificator cumple con la Política de Tratamiento de Datos de Usuarios del servicio de API de Google, incluyendo los requisitos de uso limitado establecidos; esto incluye el uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google, misma que podrá ser consultada a través del siguiente Link: https://cloud.google.com/terms/service-terms.

Tratamiento de la Información Personal: Notificator como responsable del Tratamiento de Datos Personales, con el fin de ejecutar adecuadamente sus actividades comerciales y fortalecer las relaciones con terceros, recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime datos personales, incluyendo datos sensibles, correspondientes a personas naturales o jurídicas con las que ha tenido relación.

Notificator  reconoce que el Titular de los Datos Personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

En virtud de la relación que se establezca entre Notificator y el Titular, informamos que los Datos Personales objeto de Tratamiento, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades comerciales.

Finalidades Generales: Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado a la Compañía de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus Datos Personales:

1. Procesamiento y administración de los datos como cliente o usuario de Notificator.
2. Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros información de nuevos lanzamientos de productos, servicios, ofertas y/o cualquier otro.
3. Información adicional que beneficie la operación de nuestros servicios en caso de inconvenientes o fallas.
4. Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes para la prestación de servicios que como futuro cliente debamos conocer con el fin de establecer una relación laboral.
5. Atender quejas, solicitudes o reclamos.
6. Enviar comunicaciones relacionadas con actividades comerciales de Notificator, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros servicios y/o servicios o productos de nuestros socios comerciales.
7. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales, a terceros nacionales o internacionales, de acuerdo con las garantías legales exigibles por la normatividad.
8. Reporte a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
9. Para uso administrativo, comercial o legal.
10. Solicitud de pago de obligaciones contractuales.
11. Envío de comunicaciones e información relevante derivada de la relación que existe entre el Titular y el Responsable por cualquier medio físico o digital, incluyendo redes sociales (Facebook, Twitter, WhatsApp, entre otras) vía telefónica, SMS o correo electrónico.
12. Como soporte para procesos de auditorías internas o externas, nacionales o internacionales.
13. Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptados por El Responsable.
14. Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Notificator. 
15. Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y Notificator o de la autorización dada por el Titular.
16. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para cumplir con sus obligaciones en materia de SAGRILAFT. 

Finalidades específicas:

Empleados: El Responsable utilizará los Datos Personales de sus empleados y el resto de los miembros de su equipo de trabajo de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación: 

1. Incorporar los Datos Personales del Titular en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Notificatoren calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales. 
2. Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de Notificatory mantenerlos actualizados. 
3. Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
4. Administrar los Datos Personales del Titular para que Notificator, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones.
5. Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales el Responsable esté legitimado a tratar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Notificator cumpla su deber como empleador. 
6. Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a Notificatoren razón del vínculo laboral. 
7. Gestionar los Datos Personales del Titular para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes. 
8. Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso. 

Proveedores y/o Contratistas: El Responsable utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas que sean personas naturales, así como del personal de sus proveedores y/o contratistas cuando estos sean personas jurídicas, de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación: 

1. Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
2. Recolectar, registrar y actualizar los Datos Personales del Titular con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con Notificatory demás trámites asociados. 
3. Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a Notificator y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo. 
4. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Notificator.
5. Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor y/o contratista.
6. Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor y/o contratista.
7. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a Notificator.
8. Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de Notificator. 
9. Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos. 
10. Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales. 
11. Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de Notificator.

Clientes (incluye Potenciales Clientes): Las finalidades aplicables a los Clientes (y los Datos Personales de las personas naturales o jurídicas que actúen como puntos de contacto de dichos Clientes) de la Compañía serán, además de las aplicables en otras secciones, las siguientes: 

1. Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales.
2. Enviar información importante sobre su relación con la Compañía, así como sobre los productos, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de la Compañía, las modificaciones de los términos, condiciones, y políticas de la Compañía y de cualquier otra información administrativa.
3. Hacer seguimiento y dar trámite a reportes de quejas de calidad de los servicios y eventos adversos o reclamos.
4. Compartirla con nuestros proveedores de servicios externos que prestan servicios como el alojamiento y moderación de sitios web, el alojamiento de aplicaciones móviles, el análisis de datos, el procesamiento de pagos, la realización de pedidos, la provisión de infraestructura, los servicios de TI, el servicio al cliente, los servicios de entrega de correo electrónico y correo directo, el procesamiento de tarjetas de crédito, el análisis de clientes y proveedores, los servicios de auditoría y otros servicios, con el fin de facultarlos a prestar los servicios.
5. Hacer cumplir las condiciones en que la Compañía presta sus servicios. 
6. En caso de que un Cliente cancele sus productos con la Compañía, el Titular será categorizado como Potencial Cliente, de manera que, para efectos del tratamiento de sus Datos Personales, aplicarán las finalidades correspondientes a dicho grupo de interés.
7. Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales.
8. Enviar información importante sobre los productos y/o servicios ofrecidos por la Compañía, así como sobre, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de la Compañía y de cualquier otra información administrativa.
9. Para adelantar campañas de mercadotecnia (marketing) sobre los productos y/o servicios que ofrece la Compañía. 

Derechos de los Titulares de Datos Personales: Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a Notificator con el objeto de: 

1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales del Titular frente al Responsable del Tratamiento del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los Datos Personales del Titular.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
6. Acceder en forma gratuita a Datos Personales del Titular que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Autorización del Titular: Todo tratamiento que Notificator  haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Obligaciones de Notificator: Todo tratamiento que Notificator haga sobre la información personal estará regida bajo las siguientes obligaciones, fuera de las expresamente contempladas en la presente Política:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de tratamiento de datos personales.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios y demás normas que los modifiquen o reformen, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
7. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Obligaciones del Titular: El Titular de la información tendrá las siguientes obligaciones, fuera de las expresamente contempladas en el presente documento:

1. Garantizar que la información que se suministre al Responsable del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
2. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Responsable del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
3. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar, mediante el medio de comunicación disponible y más expedito, lo pertinente al Responsable del tratamiento.
4. Suministrar al Responsable del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado o que hagan parte de los requeridos para la correcta prestación del servicio ofrecido.
5. Exigir al Responsable del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Área competente de la atención de consultas, peticiones y reclamos de los Titulares: El área competente para atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable en materia de protección de Datos Personales al interior de Notificator es el área legal. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación a través de los siguientes canales de contacto: 

• Correo electrónico: hola@notificator.com.co

Transferencia y Transmisión de Datos Personales: Notificator podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad cuando:

• Se trate de contratistas en ejecución de cualquier tipo de contratos para el desarrollo de las actividades de la Compañía.
• Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando Notificator desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio Colombiano, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

1. Los alcances y finalidades del tratamiento.
2. Las actividades que el encargado realizará en nombre de la sociedad.
3. Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y la Compañía.
4. El deber del Responsable de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
5. La obligación del Responsable de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
6. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por la sociedad como por el encargado de los datos en su lugar de destino.

Notificator no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y sus decretos reglamentarios.

Procedimientos De Consultas y Reclamos

Acceso, Consultas y Reclamos: Conforme al Decreto 1074 de 2015, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: (i) Al menos una vez cada mes calendario. (ii) Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso, consulta o reclamos de sus datos mediante un escrito dirigido a Notificator, enviado, mediante correo electrónico a hola@notificator.com.co. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.

• Imagen de Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos relacionados con la petición formulada, cuando corresponda.

Una vez recibida la solicitud, Notificator resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Seguridad y Confidencialidad de los Datos Personales: En desarrollo del principio de seguridad contemplado en la Ley 1581 de 2012, Notificator ha adoptado e incorporado en sus diferentes procesos las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar seguridad a los registros con información personal evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos por Notificator con el fin de garantizar la seguridad de la información. Lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en las Bases de Datos y los riesgos a los que están expuestos.

Los Datos Personales que obtenga Notificator a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la Ley aplicable.

Período de Vigencia de la Base de Datos: Notificator solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos. 

Fecha de Entrada en Vigencia: La Política de Tratamiento de datos personales, rige a partir del 12 de mayo de 2023 y estará bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que lo modifiquen o reformen. Igualmente, la vigencia de esta política estará sometida a la finalidad del tratamiento de los datos personales Compañía.